Projektkultur – 6 fokusområder
Med en sund projektkultur kan I realisere jeres strategi – og ikke nok med det, så er der en masse sidegevinster forbundet med det røde felt i midten af modellen.
Den sunde projektkultur sikrer, at I bruger jeres ressourcer på de tiltag, der giver mest værdi. Den betyder, at jeres træfsikkerhed i forhold til fx budgetter og digitalisering øges, og at jeres produktivitet forbedres, fordi jeres medarbejdere skal foretage færre skift i deres arbejdsopgaver. Heraf følger naturligt en generel stigning i arbejdsglæde og motivation.
Den sunde projektkultur kommer gennem jeres arbejde med følgende 6 fokusområder i modellen:
- / Prioritering af indsatser og projekter i forhold til strategien
- / Overblik over- og trimning af projektporteføljen (alle planlagte og igangværende projekter)
- / Design og ejerskab af projekters proces
- / Tydelige projektmål
- / Involvering af fagspecialister og eksperter
- / Implementering af projektresultater
Som leder i virksomheden er du i realiteten overordnet ansvarlig for alle 6 områder. Men for at opnå succes med projektarbejdet og strategirealiseringen er der behov for, at du er udførende på punkt 1 og 2. Som projektleder er dit primære fokus punkt 3 og 4 – og er du specialist vil du først og fremmest skulle fokusere på 5 og 6.
1 & 2 – Fokus på prioritering og portefølje
Kære leder, du er ansvarlig for punkt 1 og 2
Som succesfuld leder i en sund projektkultur har du ansvaret for et fuldstændigt overblik over de projekter, der pågår i din virksomhed.
Du kan til enhver tid opremse og rangordne alle planlagte og igangværende projekter, og du kan prioritere dem i forhold til, hvad det giver mest værdi og bidrager mest til strategirealiseringen.
Forestil dig, at en medarbejder får en ny god idé, som han eller hun synes, I bør skyde i gang. Og forestil dig så den ro du har i maven, når du ved præcist hvilke spørgsmål, du vil stille og hvilke svar, du har brug for, for at kunne vurdere om – og hvornår – projektet passer ind i jeres dagligdag.
Med overblik og indsigt i projekterne er du med til at skabe gunstige vilkår for de projektledere, der skal eksekvere på dem. Du kan sikre projektlederne de fornødne ressourcer, din opmærksomhed og dit projektejerskab. Hertil kommer at du kan sætte projekter på pause eller lukke de overflødige, så de ikke dræner virksomheden unødigt for kræfter.
Uden dit overblik og din projektbevågenhed forplanter frustration og ligegyldighed sig ned gennem organisationen og forpurrer det gode projektarbejde. Dit fokus er essentielt og afgørende.
3 & 4 – Fokus på mål og proces
Kære projektleder, du er ansvarlig for punkt 3 & 4
Som projektleder i en sund projektkultur er du ansvarlig for projektets proces og for at bringe projektet succesfuldt i mål (punkt 3 og 4 under projektkultur ovenfor). Du har både styr på den leverance, du er ansvarlig for og det langsigtede strategibidrag (effekten eller gevinsten), leverancen skal bringe jer. Du formår også at beskrive det for den øvrige del af organisationen.
Du kan designe en projektproces, der til tider er agil, andre gange plandrevet, og som altid tager afsæt i projektets kontekst og kompleksitet. Med den synlighed du formår at skabe omkring processen, sikrer du, at den er i synergi med den prioritering og den portefølje, som ledelsen bærer ansvaret for.
Din proces understøtter naturligvis krav til levering, kvalitet, gevinstrealisering, ledelsesbeslutninger og godkendelser. I processen sikrer du den rette involvering af specialister og fagpersonale, så der er et bredt ejerskab til den og til resultaterne af den.
Din tilgang er konstruktiv og du er projektets ildsjæl. Det, du opnår, er engagerede projektdeltagere, high-fives, kage og virksomhedens respekt når vigtige milepæle nås og projektets succes er en realitet.
Vi er opmærksom på at din rolle agerer i en rolle, der kan være svær at håndtere – måske er du som 80% andre havnet i projektlederrollen helt tilfældigt?
5 & 6 – Fokus på involvering og implementering
Kære specialist, du er afgørende for punkt 5 og 6
Som specialist eller fagmedarbejder i en sund projektkultur er du motoren og kernen i projektarbejdet. Uden dig har hverken din leder eller din projektleder et projekt. Et faktum som du naturligvis håndterer ydmygt.
Du er ansvarlig for de faglige input, ekspertisen og kvaliteten af det leverede. Din involvering er afgørende for både leverance og effekt..
Din oplevelse er et respektfyldt og tæt samarbejde med projektlederen, der holder fast i trådene, imens du også finder tid til at løse dine andre opgaver i driften. Du bliver involveret løbende og er en vigtig bidragyder, når faglige diskussioner skal klappes af.
Du ved, at projekterne ikke er i vejen for den drift, du til dagligt agerer i, men at projekterne udvikler den, så du også i morgen kan være en del af en velfungerende arbejdsplads.
Implementeringer betyder forandringer hos dig og den øvrige organisation. Det er dig, der føler forandringen og gennemfører den i praksis i tæt sammenspil med ledelsen. Først når forandringen er sket, kan strategibidraget blive en realitet.
Den nødvendige sammenhængskraft
Sammenhængskraften mellem fokusområderne er markeret med hvidt i modellen.
Som leder er du for eksempel ansvarlig for den implementering, der primært(!) udspiller sig blandt virksomhedens specialister. Som projektleder er du designer af projekternes proces, med respekt for, at ledelsen har brug for at kende, forstå og nikke til processen. Det giver lederne mulighed for, at de kan bevare et overblik over den samlede projektafvikling i virksomheden.
Du er også bevidst om, at den bedst designede proces er skabt i fællesskab med de specialister og ledere, der skal indgå i den. Dialogen på tværs, det fælles ansvar, den fælles forståelse og det fælles sprog er derfor bærende i en sund projektkultur. Det ved fx Frederiksberg Forsyning godt!
