En væsentlig kompetence for en projektleder er at kunne overskue hele den proces, et projekt skal gennemløbe.
Dette værktøj er eminent til optegning af en overordnet plan – en High Level Plan.
Mine 5 favoritter
Jeg har lovet dig mine 5 favoritværktøjer som fundament for projektsucces. Værktøjer og tips, som du kan bruge uanset projekttype, branche og projektmodel.
I dag får du en overordnet plan – god fornøjelse 🙂
Håber du vil lade mig vide, om værktøjet også giver værdi for dig!
Find i øvrigt alle mine favoritter her: Favorit 1: Mål / Favorit 2: High Level Planning / Favorit 3: Interessenter / Favorit 4; Risici / Favorit 5; Motivation / Favorit Extra: 5×5 / Favorit: PPSOP /Favorit: Cynefin / Favorit: Context Switching / Favorit: Opgavestyring med Kanban / Favorit: Don’t break the chain
Hvorfor skal man lave en overordnet plan?
En High Level Plan (overordnet projektplan) er afgørende som fælles reference og fungerer som et roadmap for den rejse, vi skal ud på fra projektstart til projektafslutning. Det er ganske enkelt den, vi peger på og siger ‘vi var her før, nu er vi her og vi skal her hen’ – uden at detaljeringsgraden bliver for stor, så alle ikke kan være med.
Mange projektledere og projektmedarbejdere er bekendt med den detaljerede tidsplan – Gantt – som planlægningsværktøj. Og den er også vigtig. Men en overordnet plan er knagerækken for de aktiviteter, vi hælder i vores detaljerede tidsplan og sikrer, at detaljerne placeres det rigtige sted i projektet. Og den bør altså laves inden, vi påbegynder vores detailplanlægning.
Start dit projekt med en fælles forståelse af projektets proces!
Gør ligesom Halsnæs forsyning – de fokuserer på en god projektopstart.
Hvornår skal man lave en overordnet plan?
Planen laves så tidligt som muligt i projektet. Det er selvsagt meget lidt konkret. Men når målene begynder at være på plads, og man så småt kan begynde at visualisere processen mod mål foran sig, så er tiden inde til at arbejde med elementerne i High Level Planen.
High Level Planen laves tidligt i planlægningsfasen og laves fra helikopterperspektiv. Dvs at detaljerne (aktiviteterne) udviskes og er udsynlige for betragteren.
Planens indhold
Den overordnede plan bør maksimalt indeholde 4 elementer:
- Indsatsområder
- Indsatsområder (eller fokusområder) er de større bidder et projekt kan opdeles i. Måske er de organisatorisk adskilte og kan udføres af forskellige interessenter. Pas på med at udpege for mange indsatsområder (maks 4-10) – det kan være at tegn på, at du er faldet i aktivitetsfælden og er kommet et detaljeringsniveau for langt ned.
- Milepæle
- Milepæle er vores styringpunkter, det er dem vi stræber efter at nå og som vi fejrer, når de er nået. Milepæle har ingen tidsmæssig udstrækning. De indikerer et nyt stadie i projektet og afslutningen af at tidligere.
- Beslutningspunkter
- Beslutningspunkter kan være sammenfaldende med milepæle. Men det særlige kendetegn er inddragelsen af projektets styregruppe eller ledelsen. Det er her, vi får godkendt om projektet kan fortsætte, omstruktureres eller lukkes ned. Vi kan også undervejs have brug for beslutninger oppefra og det markerer vi med et beslutningspunkt.
- Faser
- Faser er, hvordan vi håndterer vores projekt. Hvornår planlægger vi? Hvornår gennemfører vi? Brug en standard fasemodel eller din virksomheds egen projektmodel. En High Level Plan kan sagtens bruges i agile projekter og visualisere, hvornår vi arbejder med statiske planer og hvornår der arbejdes agilt.
Når du arbejder med High Level Planen, vil du unægteligt ryge ned i detaljeringsgrad af og til – og så er det en god idé at hive dig selv op. Hvis det på dette tidlige tidspunkt er svært at komme uden om allerede kendte hovedaktiviteter, som vi bør tage højde for (fx et bestyrelsesmøde, et seminar eller andet) så kan de naturligvis markeres i overblikket.
Hvem laver en overordnet plan?
Projektlederen er ansvarlig for at udarbejde High Level Planen – men han/hun kan med stor fordel inddrage hele projektgruppen til arbejdet.
Involvering giver ejerskab og klarhed over processen for alle involverede – og gør den efterfølgende detailplanlæning meget lettere at gennemskue, fordi interessenterne ved, hvornår der er behov for deres kompetencer i forhold til den overordnede proces.
Styregruppen vil typisk gerne se en overordnet plan og godkende. Mens detailplanen bliver for detaljeret. Så brug High Level Planen som kommunikationsværktøj for såvel styregruppe/ledelsen og de resterende interessenter- Det giver god mening.
En projektleder skal kunne overskue hele den proces, et projekt skal gennemløbe – uanset om han/hun+ arbejder agilt eller plandrevet.
