Hvornår skal man lave en overordnet plan?
Planen laves så tidligt som muligt i projektet. Det er selvsagt meget lidt konkret. Men når målene begynder at være på plads, og man så småt kan begynde at visualisere processen mod mål foran sig, så er tiden inde til at arbejde med elementerne i High Level Planen.
High Level Planen laves tidligt i planlægningsfasen og laves fra helikopterperspektiv. Dvs at detaljerne (aktiviteterne) udviskes og er udsynlige for betragteren.
Indhold
Den overordnede plan bør maksimalt indeholde 4 elementer:
- Indsatsområder
- Indsatsområder (eller fokusområder) er de større bidder et projekt kan opdeles i. Måske er de organisatorisk adskilte og kan udføres af forskellige interessenter. Pas på med at udpege for mange indsatsområder (maks 4-10) – det kan være at tegn på, at du er faldet i aktivitetsfælden og er kommet et detaljeringsniveau for langt ned.
- Milepæle
- Milepæle er vores styringpunkter, det er dem vi stræber efter at nå og som vi fejrer, når de er nået. Milepæle har ingen tidsmæssig udstrækning. De indikerer et nyt stadie i projektet og afslutningen af at tidligere.
- Beslutningspunkter
- Beslutningspunkter kan være sammenfaldende med milepæle. Men det særlige kendetegn er inddragelsen af projektets styregruppe eller ledelsen. Det er her, vi får godkendt om projektet kan fortsætte, omstruktureres eller lukkes ned. Vi kan også undervejs have brug for beslutninger oppefra og det markerer vi med et beslutningspunkt.
- Faser
- Faser er, hvordan vi håndterer vores projekt. Hvornår planlægger vi? Hvornår gennemfører vi? Brug en standard fasemodel eller din virksomheds egen projektmodel. En High Level Plan kan sagtens bruges i agile projekter og visualisere, hvornår vi arbejder med statiske planer og hvornår der arbejdes agilt.
Når du arbejder med High Level Planen, vil du unægteligt ryge ned i detaljeringsgrad af og til – og så er det en god idé at hive dig selv op. Hvis det på dette tidlige tidspunkt er svært at komme uden om allerede kendte hovedaktiviteter, som vi bør tage højde for (fx et bestyrelsesmøde, et seminar eller andet) så kan de naturligvis markeres i overblikket.