Når projektet undervejs bliver en stak konkrete opgaver, så kan det være svært at bevare overblikket.
Med Kanban til opgavestyring får du etableret og fastholdt dit overblik og derfor er jeg vild med værktøjet!
Hvorfor opgavestyring med Kanban?
Kanban er ikke en ny metode, men det nyere er, at den har fundet vej ind i projektarbejdet. Det er sket i takt med, at vi har behov for at arbejde mere dynamisk med projekterne. I dag er den beskrevet som en decideret agil projektmetode – men i min verden kan den også snildt kombineres med en mere plandrevet proces.
Kanban som opgavestyring kan altså anvendes bredt – og jeg kender flere virksomheder, der også bruger Kanban i deres drift (hvorfra metoden egentlig har sin oprindelse).
Fordelen ved Kanban – hvad enten man bruger metoden på fysiske eller virtuelle tavler – er, at den skaber en fælles forståelse for, hvad et team samlet set skal lave for at komme i mål.
Samarbejdet om at løse det fælles projekt gennem 100% synlighed og transparens for opgaverne er centralt i Kanban. Det er jeg særdeles vild med!
Om Kanban
Kanban er oprindeligt en del af Lean tankegangen og opfundet af Taiichi Ohno, der betragtes som faderen til Toyotas Production Systems – bedre kendt som Lean Manufacturing. Det udbredte Ohno i Toyotas produktion i 1940’erne og Ohno tilskrives udviklingen af kanban som et værktøj til Just-in-time produktion (JIT).
Kanban staves også kamban og betyder bogstavelig talt “tegntavle” eller “reklametavle”.
Metoden er videreudviklet til software af David J. Anderson 2004 og bygger på en stribe principper:
- Visualisér workflow
- Begræns antal samtidige opgaver (WIP=work in progress) og undgå spildtid
- Håndtér flowet (cyklustid / gennemløbstid)
- Udarbejd fælles spilleregler fx i teamet
- Implementér feedbackloops med interessenter
- Sørg for i fællesskab gennem eksperimenter at udvikle og lære løbende – og implementere forbedringer
Metoden bruges nu i dag bredt i projekter og i drift – og giver mening uanset hvilken projekttyper du sidder med.
Se det hele på video
Hvad har favoritterne med Pilates at gøre?
Del 1: Intro til Kanban som planlægning
Del 2: Sådan bruger du Kanban i praksis
Hvordan opgavestyring med Kanban?
Helt konkret så er kanban en tavle – fysisk eller virtuel – hvorpå man hænger opgaver (benævnt ‘kort’ i kanban), der skal udføres i projektet eller i dele af det.
Det helt essentielle er, at alle i teamet kan se alle opgaver. Og naturligvis, at projektlederen har overblik over, hvor langt opgaverne er og om noget er til hinder for, at de kan udføres.
Dialogen omkring tavlen er afgørende for fremdrift og flow i den løbende planlægning. Og siden jeg har indført Kanban i mit projektarbejde, er den en væsentlig del af alle mine projektmøder.
Beskrivelsen af den enkelte opgave er detaljeret i en sådan grad, at de udførende ikke er i tvivl om, hvad der skal laves. Detaljeringsgraden kan variere fra opgave til opgave og fra projekt til projekt.
Følgende er standard i de fleste systemer:
- Opgavens overskrift / navn
- Beskrivelse af opgaven
- Ansvarlig
- Evt udførende
- Deadline
- Labels og serviceklasser – fx vigtighed, afventer, på pause eller andet
- Tidsestimat (eller point – Fibonaccis talrække)
- Afhængigheder til andre opgaver
Når projektet – eller dets indsatsområder – brydes ned, og opgaver prioriteres og igangsættes, lever de således – frem til deres afslutning – på en Kanban tavle.
Traditionelt har det komplette opgaveoverblik kun været projektlederen forundt – og typisk håndteret i Gantt fx i en Excel fil. Nu er det synligt for hele teamet.
Det giver en anden fælles forpligtelse, at man sammen kan betragte det samlede projekt (eller dele af det). Det højner både motivation, pligtfølelse, gensidig respekt for hinandens opgaver og det styrker den individuelle og fælles fremdrift.
Hvornår bruger man Kanban til opgavestyring?
I forhold til projektets livscyklus, så understøtter kanban hele forløbet.
Kanban kan tages i anvendelse, den dag du får projektet i hænderne. Endda endnu tidligere, hvis I fx arbejder med upstream Kanban på projektniveau og bruger metoden til at prioritering af projekter (og eller opgaver).
Hvem kan bruge Kanban?
Alle kan i realiteten bruge Kanban. De roller, der knytter sig til arbejdet med den afhænger af, i hvilken metodisk kontekst man bruger Kanban.
Når Kanban fx anvendes i et mere traditionelt projektsetup, vil det typisk være projektlederen, der er overordnet ansvarlig for brugen af tavlen, processerne omkring den og for de fælles spilleregler, teamet arbejder efter i brugen af metoden.
Spillereglerne kan fx være en afklaring af :
- Hvornår ved vi nok om en opgave til, at vi kan starte den?
- Hvornår er en opgave færdig – hvad skal der til?
- Hvad vil vi bruge tavlemøderne til?
- Hvornår kigger vi tilbage og evaluerer?
- Hvad betyder farverne på vores labels?
- Hvem må skifte ejer på en opgave?
- Hvornår kan en opgave, prioriteres foran alle andre?
- Og mange flere… Læs fx med her hos xvoto.dk
Den digitale Kanbantavle
En del it-systemer understøtter Kanban. Også en del af de etablerede projektplatforme som fx Projectplace – planview.
Når du vælger system er det vigtigt, at du overvejer, hvilke processer i dit projektarbejde, der skal understøttes, så dit system ikke har spillet sig selv af banen, umiddelbart efter, at du har taget det i brug. Fx fordi funktionerne er alt for få. Der er også den mulighed at Kanban kan tilvælges i systemer I allerede bruger fx Microsoft Teams.
Søren Søgaard, Herning Kommune, har skrevet om udvælgelsesprocessen af system i 2 indlæg på Dansk Projektledelses community – du kan læse dem her: Del 1 og Del 2.
Adaptare.dk | Eksempler på kanbankort – opgavestyring med Kanban. Eksempler på Kanbankort fra forskellige systemer.
Hvad skal man være særligt opmærksom på?
Det bringer naturligvis en anden form for usikkerhed ind i projektet – når vi ikke kan planlægge alt på forhånd til præcise estimater – men hvis projektet har en vis kompleksitet, kan den dynamiske planlægning være vores bedste mulighed.
Denne form for løbende planlægning understøtter Kanban helt sublimt.
Det kan give rigtig meget mening af kombinere High Level Planen med Kanban. På den måde er det visuelle overblik over hele projektet på plads, samtidig med at dynamikken bevares i de indsatsområder, der er defineret – se fx figuren fra Larson & Gray nedenfor.
Adaptare.dk | Dynamisk planlægning og estimering. Figuren er modificeret efter Larson & Gray; Project Management: The Managerial Process, 8th Edition. Masterplan og overrodnet estimat danner grundlag for de indledende beslutninger – og forfines og detaljeres løbende i gennem projektet.
