Hvordan opgavestyring med Kanban?
Helt konkret så er kanban en tavle – fysisk eller virtuel – hvorpå man hænger opgaver (benævnt ‘kort’ i kanban), der skal udføres i projektet eller i dele af det.
Det helt essentielle er, at alle i teamet kan se alle opgaver. Og naturligvis, at projektlederen har overblik over, hvor langt opgaverne er og om noget er til hinder for, at de kan udføres.
Dialogen omkring tavlen er afgørende for fremdrift og flow i den løbende planlægning. Og siden jeg har indført Kanban i mit projektarbejde, er den en væsentlig del af alle mine projektmøder.
Beskrivelsen af den enkelte opgave er detaljeret i en sådan grad, at de udførende ikke er i tvivl om, hvad der skal laves. Detaljeringsgraden kan variere fra opgave til opgave og fra projekt til projekt.
Følgende er standard i de fleste systemer:
- Opgavens overskrift / navn
- Beskrivelse af opgaven
- Ansvarlig
- Evt udførende
- Deadline
- Labels og serviceklasser – fx vigtighed, afventer, på pause eller andet
- Tidsestimat (eller point – Fibonaccis talrække)
- Afhængigheder til andre opgaver
Når projektet – eller dets indsatsområder – brydes ned, og opgaver prioriteres og igangsættes, lever de således – frem til deres afslutning – på en Kanban tavle.
Traditionelt har det komplette opgaveoverblik kun været projektlederen forundt – og typisk håndteret i Gantt fx i en Excel fil. Nu er det synligt for hele teamet.
Det giver en anden fælles forpligtelse, at man sammen kan betragte det samlede projekt (eller dele af det). Det højner både motivation, pligtfølelse, gensidig respekt for hinandens opgaver og det styrker den individuelle og fælles fremdrift.