Publiceret: 1. maj 2016 Læsetid: 13 min.
Med en risikoanalyse er du altid ét (eller flere) skridt foran i dit projekt!
Der er ikke noget bedre end den ro i maven, det giver at ha´tænkt sit projekt godt i gennem, spottet potentielle farer og vurderet hvordan de kan håndteres!
Jeg har lovet dig mine 5 yndlingsværktøjer som fundament for projektsucces. Værktøjer og tips som du kan bruge uanset projekttype, branche og projektmodel.
I dag får du et eksempel på risikoanalyse – god fornøjelse 🙂
Håber du vil lade mig vide om værktøjet også giver værdi for dig!
Find i øvrigt alle mine favoritter her: Favorit 1: Mål / Favorit 2: High Level Planning / Favorit 3: Interessenter / Favorit 4; Risici / Favorit 5; Motivation / Favorit Extra: 5×5 / Favorit: PPSOP /Favorit: Cynefin / Favorit: Context Switching / Favorit: Opgavestyring med Kanban
En risikoanalyse giver en samlet forståelse i projektgruppen – og for interessenterne rundt om projektet – for hvad, der kan gå galt i projektet. Og det er ikke kun relevant for ‘ingeniør-projekter’, at vi har behov for det overblik. Der gælder for alle typer af projekter.
Typisk har de involverede i projektet – måske hver for sig – deres egne små fornemmelser, anelser eller helt konkrete erkendelser af, at der kan være ‘fare på færde’ undervejs.
Med denne risikoanalyse får vi samlet de individuelle bekymringer til en fælles erkendelse – og får taget hånd om det i fællesskab.
Den samlede risikoanalyse siger og noget om, hvor stor sandsynlighed, der er for, at vi når i mål med vores projekt. Og om sandsynligheden for at vi opnår den effekt med det, som vi ønskede fra start. Det er er klart, at vi skal være ekstra opmærksomme og måske endda skeptiske, hvis vores projekt er meget risikofyldt.
Og husk: Det er også god projektledelse at foreslå lukning af et projekt, hvis fx indsatsen til håndtering af farerne undervejs langt overskrider det, vi får ud af at gennemføre.
Allerede når vi begynder at modne vores projektidé, bør vi være opmærksomme på, hvad der kan påvirke vores projekt. Både i negativ og positiv retning. Vi samler de små opmærksomhedpunkter og bruger dem, navigerer efter dem (eller uden om dem), hver gang vi tager et skrift fremad i projektet.
En risikoanalyse bør aldrig være ret langt væk – uanset hvilken projektmodel, der arbejdes efter. Og uanset hvor og hvor langt vi er i projektet. Den skal revurderes løbende, som vi arbejder med indholdet i den. Når vi har elimineret, forebygget, observeret, handlet, taget affære og set nye potentielle risici og når vi tager hul på nye indsatser, faser og ‘sprints’ i projektet.
En risikoanalyse er projektlederens ansvar. Men som med så mange andre overvejelser i projektarbejdet, så kommer man længst med inddragelse af andre i og omkring projektet. Så kig dig omkring, når du er projektleder. Lyt aktivt til din projektgruppe, til dem, der har arbejdet med projekter, der minder om dit og til dine interessenter. Måske har flere af dem gode input, som kan hjælpe dig med at træde uden om de værste risici. Eller til at gribe muligheder, du ikke anede, var der.
Når det kommer til forebyggende eller afbødende handlinger for særligt udpegede risici, kan ansvaret uddelegeres til andre end projektlederen, men ansvaret for helheden og opfølgning på enkeltelementer ligger altid hos projektlederen.
Personligt hører jeg stadig ordene fra Martyn Lass, Project Manager, Atkins, London, når jeg arbejder med risici. Martyn fik som projektleder en hel olympisk by i London op at stå. I et oplæg i 2013 hørte jeg ham sige følgende:
“Vi havde de her lange lister med risici – flere hundrede – et værktøj opfundet af jer projektledere. Og vi udpegede risikoejere, der overvågede alle de her risici. Vi brugte mange møder på at gennemgå hver enkelt risiko. Ofte var meldingerne ‘ingen ændring, ingen ændring, ingen ændring’ – det var nonsens! Hvis I spørger mig, så bør intet projekt have mere end 5 risici – 10 maks!!”
Martyns ord harmonerer meget fint med min pragmatiske tilgang til projekter – måske også til din?
Favoritværktøj 5 – Motivation
