Klarhed over projektets mål og en god målbeskrivelse er fundamentet for al god kommunikation i et projekt.
Du får her mine tips til, hvordan du kan arbejde med at få målbeskrivelsen helt på plads, så alle forstår den.
Hvorfor lave en målbeskrivelse?
En målbeskrivelse for projektets mål er afgørende for projektet, for dets deltagere, for styregruppen og for alle dem, der bevæger sig rundt om projektet.
Forleden hørte jeg følgende over min frokost:
“Den omfartsvej har kun sparet bilisterne for 10 sekunder i forhold til den gang, man kørte direkte gennem byen – så var det nødvendigt med den vej til de penge?”
Svaret kom fra den anden side af bordet:
“Vejen blev jo etableret, fordi man ville spare midtbyen for så mange bilister!”
Hvis vi gerne vil være sikre på, at alle, der betrager, deltager, bidrager og betaler vores projekt ikke skal måle dets succes på forkerte parametre er en god målbeskrivelse afgørende.
Den hjælper alle til at forstå, hvor vi er på vej hen, og hvilket konkret output vores projekt leverer. Den synliggør de parametre, vi vil måle på – så ingen tager fejl. Og den viser, hvilken effekt vi forventer fra vores projekt på den lange bane.
Hvornår laver man en målbeskrivelse?
En målbeskrivelse påbegyndes første gang vi overhovedet tænker på vores idé/projekt. Og den skærpes og finpudses, indtil vi er færdige med planlægningen af vores projekt
Hvem beskriver projektets mål?
Når projektlederen er udpeget, er målbeskrivelsen en del af hans/hendes arbejde. Inden organiseringen er på plads og meget tidligt i projektet er det typisk projektejeren, der arbejder med at formulere, hvorfor vi vil igangsætte projektet, og hvad vi forventer af det i forhold til de strategiske mål i virksomheden.
Projektets mål og beskrivelsen skal naturligvis godkendes af projektets styregruppe/ledelse/ejer, inden vi kan gå i gang med projektets gennemførelse.
Hvorfor er det med mål SÅ svært?
Målbeskrivelsen og sondringen mellem produktmål og effektmål er noget at det allersværeste. Du vil sikkert opleve at det i teorien er langt lettere end i virkeligheden.
Tricket er, at du bliver ansvarlig for at levere projektets produkt – og sørge for at klæde organisationen ordentligt på til, at de kan hente effekterne.
Det er ikke dit ansvar at blive hængende som projektleder til effekterne er i hus. Derfor fungerer målbeskrivelsen også som dit aftalegrundlag med din projektejer. Så I er fuldstændige enige om dit ansvar kontra hans eller hendes.
Se det hele på video
Intro til målbeskrivelsen
Målbeskrivelsen i praksis
Tips til målbeskrivelse
Når du beskriver projektets produktmål (eller leverance, output, resultat eller andet) så skal det gerne være så konkret at du kan forstille dig det fysisk. Sæt gerne én eller ét foran – fx:
- Ét it-system
- Ét renseanlæg
- Èn strategi
- Èn procesbeskrivelse
- Èn vejledning
- Én bro
- osv
Effekten er det vi vil have ud af ovenstående – og udsagnsord er brugbare her:
- Færre fejl
- Flere kunder
- Færre ressourcer
- Bedre kundeservice
- Større salg
- Bedre kvalitet
- osv
Målenes succeskriterier
Succeskriterierne bruger vi til at skærpe ovenstående med – både i forhold til produkt og effekt – fx:
- Èn vejledning – succeskriterier:
- Indeholder 10 principper for god projektledelse
- Godkendt af alle projektansvarlige pr. 1. jan 2020
- Større salg – succeskriterier:
- 20 % flere kunder pr. 1. jan 2020
Projektets mål er fundamentet for al god kommunikation i et projekt
