Publiceret: 10. august 2020 Læsetid: 18 min.
Hvad er agil projektledelse? Og hvorfor skal vi lave agile projekter?
Agil – som i agil projektledelse, agile projekter eller sågar agil adfærd – må være tidens mest hypede buzzword!
Er der noget om snakken, er agil det vildeste?
Agilitet betyder ved et opslag i ordbogen “hurtig, let og smidig”. Med den forståelse er det svært at være uenig i, at agilitet er ‘the shit’. Hvem vil ikke gerne være de tre ting?
De agile projekter og agil projektledelse er født ud af behovet for at:
De fleste agile metoder baserer sig på det agile manifest – som du kan læse mere om her hos PlanAprojects…
Agile projekter er virkelig oppe i tiden. Måske så du Henrik Qvortrups LinkedIn opslag fra oktober måned (2019) om agilt nonsens. Qvortrup var faldet over et stillingsopslag fra Landbrugsstyrelsen, der søgte en agil coach.
Ordet agilt optrådte 26 gange i stillingsannoncen! Og det faldt altså den gode Qvorturp for brystet – med rette vil jeg mene…
Han havde som en hjælpende hånd til os andre highlightet ordet agilt i stillingsopslaget – så vi ikke var i tvivl om det populære ords tilstedeværelse (tak for lån af billede, Qvortrup!).
Agil projektledelse – Agil coach til Landbrugsstyrelsen Kilde: Henrik Qvortrup
Tak for lån til Henrik Qvortrup for denne fine fremstilling af jobopslaget fra Landbrugsstyrelsen…
Kan noget være SÅ godt, at der er behov for at nævne det 26 gange? Og hvordan forholder du dig som ansøger? Er du knivskarp på, hvad Landbrugsstyrelsen helt konkret forventer af dig? Jeg er ikke – selv ikke i den highlightede version…
Har du som medarbejder eller som projektleder rørt ved bare ét digitaliserings- eller it-projekt, så ved du, at der er risiko for, at opgaven vokser i omfang eller ændrer sig, mens du arbejder på den.
Men digitalisering og it er ikke til at komme uden om, hvis I vil være førende i jeres felt eller bare overleve.
Det kan være, at I skal etablere en ny webshop og hertil fuldstændig omlægning af den eksisterende forretningsmodel, som vi netop har set det hos Søstrene Grene, eller noget mere simpelt som fx brug af chat-bots for effektivisering af den umiddelbare og simple kundekontakt eller blot en automatisering af jeres bilagshåndtering.
Måske går du rundt med en fornemmelse af, at projekterne bliver mere og mere bøvlede?
Den fornemmelse er du ikke ene om. Det er lige dér i det bøvlede og komplekse, at behovet for nye opskrifter på det gode projekt er opstået, og de agile projekter er væltet inde over os. Det er det, der er årsagen til, at I måske lige nu overvejer valget mellem agil projektledelse, det klassisk plandrevne eller lidt af det hele…
Dave Snowden og hans rammeværk ‘Cynefin’ – hjælper dig til at håndtere dit projekts kompleksitet!
Når man betragter den plandrevne projektledelse helt sort/hvidt (som det desværre ofte er tilfældet i debatten om de agile projekter og agil projektledelse), så foreskriver metoden, at projektet inden påbegyndelse af en udførelsesfase er planlagt i detaljer – og at scope, tid og ressourcer er klappet af i samme detaljeringsgrad.
Den fremgangsmåde giver rigtig god mening i projekter, hvor vi rent faktisk kan det. Det kan være simple projekter eller projekter, som vi har gennemført 100 gange før – og hvor kun få parametre er usikre.
I en tid, hvor projekter stiger i kompleksitet – får flere aktører, flere holdninger, nye teknologier kommer til, andre behov og kundekrav og dermed projekter, der går langt mere på tværs end tidligere – bliver den plandrevne fremgangsmåde udfordret. Hvis man overhovedet i den sammenhæng lykkes med at se en plan for sig – så er den med garanti allerede forældet, inden den er sat igang.
I hvert fald, når man forventer af metoden, at den leverer en 100% nagelfast plan.
Desværre overser man ofte i debatten, at den plandrevne projektledelse, faktisk er eminent til at håndtere usikkerhed. Og endda bedre end de fleste metoder, da den kan præcisere i hvilken grad og omfang, projektet er usikkert (fx umuligt at planlægge) og endda sætte tal på det.
Alligevel viger tilgangen pladsen til fordel for de agile metoder mange steder i projekt DK. Selv arbejder jeg som oftest i en dynamisk kombination mellem det plandrevne og det agile. Med mindre konteksten og virksomheden tilskriver en specifik metode. Jeg er faldet for flere af de agile værktøjer og bruger dem gladeligt.
Min glæder kommer sig især af nogle af nøgleordene i den agile verden; transparens, visualisering, flow, rytme, samarbejde mv.
Få tre tips til hvordan du håndterer dit projekt – på baggrund af din kompleksitetsvurdering
Det lyder jo mega fedt – så lad os da komme ud over stepperne med agil projektledelse (siger jeg – mens jeg sidder her med armene over kors og forholder mig meget afventende).
I 2011 deltog jeg i et projekt hos en statslig styrelse – jeg var projektdeltager i projektet og projektledelsen stod en medarbejder fra styrelsen for. Projektet handlede om data i forsyningssektoren og projektlederen var tydeligt lige så vild med agilitet som Landbrugsstyrelsen.
Vi fik som deltagere bud om at stille i København hver 14. dag – for at sammen at påbegynde næste sprint. Vi var jo et team! Der var aldrig en dagsorden – ingen klare projektmål at stræbe efter og samles om – så møderne blev mere og mere diffuse, og konklusionerne aldrig for alvor truffet.
Det blev efterhånden en længere og længere (og længere) tur til København, som vi deltagere dog vidste ret præcist ville ophøre ved årsskiftet mellem 2011/2012. Som det eneste var nemlig projektets afsluttende dato som mejslet i granit.
Projektet var mit første møde med agil projektledelse – og selvom vi generelt er blevet MEGET dygtigere til det sidenhen – så ser jeg fortsat, at de agile projekter bliver undskyldningen for mange ikke-beslutninger eller ikke-overvejelser. Og det er virkelig en skam!
Sidste år tog jeg så et SaFe kursus – for at snuse til hvordan man kan holde styr på, at ens mange SCRUM teams arbejder i samme retning – og jeg skal lige love for, at de tre ord ‘hurtigt, let og smidigt’ forsvandt som dug for solen og for mit indre, da vi bevægede os gennem rammeværket og metoderne.
Det er komplekst, og det kræver fuldstændig omlægning af virksomheder og virksomhedsstrukturer at indføre fx SaFe (eller SCRUM for den sags skyld). Der er stort set ikke et ord eller et begreb tilbage af dem, vi kender, når første releasetrain kører ud fra perronen.
Det kan selvfølgelig være en fordel, når man gerne vil lave transformationer. Ingen i virksomheden – som i overhovedet ingen – har gamle vaner at falde tilbage på, for alt er nyt for alle. Og der er kun metode- og rollebeskrivelser at klamre sig til – og naturligvis de få eksperter, der er hentet ind for at få det hele til at glide.
Men ‘hurtigt, let og smidigt’ det bliver det først, når alle er på plads i de nye rammer. Og det kan tage tid.
Med indførelse af de agile projektmetoder i projektarbejdet kommer nye titler og roller i spil. I nogle agile setups forsvinder projektlederrollen, som den der leder og styrer.
Hvis du har været projektleder i en virksomhed, der har omlagt projektarbejdet til at være 100% Scrum baseret, så har du måske oplevet, at I, der var projektledere i går, har nye titler i dag.
Projektledelsen varetages af flere roller i Scrum og derfor vil du i omlægningen møde et valg mellem at blive en af virksomhedens fremtidige Scrum Mastere eller Product Ownere.
Som Scrum Master varetager og faciliterer du projektenes proces og fjerner sten på vejen for det tværorganisatoriske team. Er du derimod Product Owner er du bindeleddet mellem forretningen, kunden og projektet. Du er den, der beskriver projektets vision og løbende prioriterer de elementer, som projektet skal indeholde.
Selvom opgaverne under de to titler, umiddelbart vil lyde velkendte for dig, der er erfaren projektleder, så kan det alligevel give anledning til uro i maven. Står du med et flot projektleder CV og hører historierne om, at virksomheder siger farvel til deres projektledere, så er det helt naturligt at overveje om det CV nu er ubrugeligt.
I den situation kan tanker om hvorvidt, der fortsat er brug for dig, ramme hurtigt.
Jeg er faktisk vild med agile projekter – men jeg bruger ofte andre ord om det, jeg laver, og måden, jeg gør det på. Fx dynamisk, i iterationer osv.
Det gør jeg netop, fordi agilitet er behæftet med så mange holdninger, undskyldninger (“vi kan ikke planlægge noget som helst”), forvirringer i forhold til metoder (“mener du så SCRUM?”) og til tider et sort/hvid projektsyn, der slet ikke harmonerer med den pragmatik, som ellers kendetegner mit arbejde.
Når jeg siger sort/hvidt, så er det i den forstand, at man enten er agilist helt ind i hjertet og bander det plandrevne langt væk – eller omvendt. Og jeg er ingen af delene – og mener også, at virksomheder skal holde sig fra at være det – mere om det senere…
Det er laaaaang tid siden (hvis nogensinde), at jeg har kørt et projekt 100% plandrevet og altså stået med en færdig detailplan, kritisk vej belyst og en lækker successiv kalkulation og 2 streger under estimatet, inden projektet er gået igang. I de projekter, jeg har kørt, har det ikke været muligt.
Alligevel er jeg stor fan af de klassiske projektværktøjer og finder, at flere af dem sagtens fungerer med de agile. Fx er Kanban efterhånden blevet et fuldstændigt uundværligt værktøj for mig i mine projekter – jeg ELSKER det!
Men jeg har altid forsøgt at få et overblik over hele projektet med en high level plan først, og jeg ved, hvor min projekttrekant er stabil og hvor den er vaklende usikker…
Faktum er heldigvis, at de virksomheder, der har været igennem en agil transformation, så småt begynder at bringe projektlederrollen i spil igen. Der viser sig nemlig at være et stort behov for projektledernes kompetencer – enten i en af de nævnte roller eller på tværs af de agile teams, for at sikre, at deres fælles retning er i tråd med strategien. Og så naturligvis til de projekter, der dukker op, hvor den agile tilgang ikke er tilstrækkelig.
Så inden du går helt i panik – eller jeg gør for den sags skyld – så ro på. De kompetencer, du har som projektleder – som ansvarlig for en proces, for at skabe engagement og motivation, og for at overskue komplekse problemstillinger – dem er der også brug for i morgen og måske endda i endnu højere grad, end vi kender det i dag.
Den 25. maj 2018 er formentlig en deadline, mange aldrig vil glemme. Den dag trådte GDPR-reglerne i kraft, og det stillede nogle helt andre krav til virksomheder, organisationer og institutioner. I månedsvis op til kæmpede medarbejdere, projektledere og ledere med at få dataforordningen til at leve op til nogle ganske bestemte krav.
Nogle projekter fungerer bedst med faste rammer og mål – andre gør ikke. Og hiver og slider du lige nu i din organisation for at få en standardiseret proces til at passe hos jer, så er det måske en forfejlet kamp. Jeg mener af hele mit hjerte at:
Alle virksomheder har projekter, der kalder på agilitet og iterationer, – og alle virksomheder har projekter, der kalder på en benhård plan og et veldefineret mål – der skal holde.
Der findes et hav af agile metoder. Lasse Boris fra Plan A Projects har på fornemmeste vis visualiseret for os, hvornår de forskellige metoder særligt kommer til sin ret – se figur nedenfor.
Adaptare.dk | Hvilken agil metode?
Figur modificeret fra Plan A Projects; Løbende udvikling af fx it-systemer og platforme, hvor der er behov for med hyppige mellemrum – nogle gange nærmest fra dag til dag – at levere nye funktioner, forfininger mv til kunderne fx i den finansielle sektor – nyder særligt godt at de agile metoder. Her erstattes projektledelsen af andre roller. Men også i de mere traditionelle projekter, kan agiliteten gøre en positiv forskel. Fx med metoden Agile Project Management.
Som projektleder anno 2020 med de komplekse projekter i hobetal – så er et dybdegående kendskab til den plandrevne værktøjskasse ikke længere nok. Men du behøver ikke kaste den væk – der er masser af guld i den, som du med fordel kan kombinere med fede, nye værktøjer fra de agile projekter.
Og til dig, der sidder og nørkler med jeres projektmodel. Prøv at stoppe op og overvej, om du er ved at lægge en sort/hvid betragning ned over jeres projektarbejde…
Kræver du med modellen en færdig plan for alle projekter? Eller er der plads til det dynamiske? Til at blive klogere? Og hvordan er det håndteret? Hvordan vil I styre det? Og hvor er strategien?
Det er ikke blevet nemmere at være projektleder i 2019 – men det er blevet lidt sjovere 😉
Adaptare.dk giver dig nu en onlineudgave af IPMAs kompleksitetsberegner – så du gennem 10 spørgsmål får en indikation af dit projekts kompleksitet.
Kompleksiteten af dit projekt siger noget om hvorvidt der i processen er brug for agililtet og mere dynamisk planlægning? Eller om det simple skal holdes simpelt!
Det er rigtig god viden for dig, der er projektleder, når du skal designe dets proces.
Du får også tre fif fra Adaptare.dk til hvordan du kan gribe dit projekt an i forhold til kompleksiteten af det. Det er helt GRATIS!
Bedre opgavestyring med Kanban
